A Entrada automática de notas é o processo no qual o ERP faz o processo de entrada da nota de forma automática, sem a necessidade de um usuário.
Para que esse processo ocorra, são necessárias algumas configurações como:
- Ter os cenários de entrada configurados, para que o ERP ao entrar com uma nota, saiba qual o COC deve utilizar.
- Acionar um parâmetro para começar a fazer todo esse processo.
- Ter o Fornecedor Cadastrado (cadastro de Negociantes).
- Ter o vínculo que chamamos de "item / fornecedor", que nada mais é do que fazer o vínculo do item que vem do fornecedor (pela nota) com o item cadastrado no ERP (cadastro de Itens).
Cenários de Entrada
Obs.: Caso tenha dúvidas sobre como criar os cenários de entrada, clique no link abaixo para acesso ao manual de "Automatização de COC para Entrada de NF-e "
Parametrização
Acesse Configurações / Parametrização / Aba Livro Fiscal / Aba Automatização e marque as opções: Ciência Automática das Notas de ICMS e Importação Automática das Notas de ICMS.
Cadastro de Fornecedor
Para que o ERP possa entrar com a nota automaticamente, o fornecedor deve estar previamente cadastro. Do contrário, não será possível a entrada automática. Para cadastrar um fornecedor, acesse o cadastro de negociantes.
Segue link abaixo detalhando como cadastrar um negociante.
https://compels.freshdesk.com/support/solutions/articles/23000004419-cadastro-de-negociantes
Vínculo do item / Fornecedor
O vínculo do item cadastrado com o item que o fornecedor envia é essencial para que o ERP consiga "entender" qual o item está entrando no estoque por meio da nota. Sem esse vínculo, o ERP não é capaz de entrar com a nota automaticamente, ficando assim uma pendência de entrada.
O vínculo é feito no cadastro do item acessando a aba "Negociante".
Coloque o fornecedor e o código do item que o mesmo envia.
Para mais detalhes sobre o cadastro do item, acesse o link abaixo.
https://compels.freshdesk.com/pt-BR/support/solutions/articles/23000002041-cadastro-de-item
Rotina de entrada de nota
Com todas essas configurações feitas, basta aguardar a rotina de importação de notas do ERP (feita a cada 1 hora) e assim que for feita, aparecerá na listagem de notas. A nota pode ser importada já com o status de "Fechada" ou não, isso é configurável no cadastro de cenários.
Conferência de Nota Fiscal de Entrada
Como saber se uma nota entrou automaticamente ou não? Entende-se que se as configurações citadas acima foram todas feitas e ainda sim a nota não entrou automaticamente, pode ser que alguma configuração foi feita de forma errada ou talvez não tenha sido feita. Há uma maneira de conferir isso, que é pela funcionalidade: "Conferência de Nota Fiscal de Entrada".
Nessa funcionalidade, filtre uma data inicial e final e clique em "Selecionar". Ao fazer isso, serão listadas as notas que não entraram e mais a direita da tela mostrará qual foi a configuração que está pendente / errada que fez com que a nota não entrasse de forma automática.
No exemplo abaixo, a nota 3259 não entrou automaticamente. Se analisarmos a imagem, nos mostra que a configuração do fornecedor foi encontrada, ou seja, o fornecedor estava cadastrado, mas as configurações do vinculo do item / fornecedor e do cenário não foram feitas ou estão incorretas.
Basta ajustar e aguardar o ERP rodar a rotina novamente e nessa nova rotina, se estiver tudo configurado, essa nota entrará automaticamente. Caso não queira esperar a rotina de importação passar novamente, faça os ajustes das configurações pendentes e entre manualmente, importando pelo XML ou pela manifestação.
